Le registre unique du personnel doit être obligatoirement tenu par tous les employeurs, à l’exception de quelques-uns. Il doit recenser l’ensemble des effectifs de l’entreprise. Il doit comporter un certain nombre de mentions obligatoires concernant chaque salarié :
- Nom et prénom ;
- Nationalité ;
- Date de naissance ;
- Sexe ;
- Qualification ;
- Emploi occupé ;
- Dates d’entrée et de sortie de l’établissement.
Des mentions spécifiques doivent également y figurer pour certains salariés, ou certaines situations de travail.
Une copie des titres de séjour autorisant l’exercice d’une activité salariée des travailleurs étrangers doit être annexée au registre unique du personnel.
Pour les travailleurs intérimaires, la mention « salarié temporaire » ainsi que le nom et l’adresse de l’entreprise de travail temporaire doivent être inscrites. Concernant les salariés à temps partiel, la mention « salarié à temps partiel » doit être indiquée. Pour les jeunes travailleurs titulaires d’un contrat d’apprentissage ou de professionnalisation, la mention « apprenti » ou « contrat de professionnalisation ».
Les stagiaires doivent également figurer sur le Registre, en les séparant des autres salariés, par exemple en fin de registre, en indiquant également le nom de leur tuteur.
Enfin, les télétravailleurs doivent être identifiés comme tels sur le registre.
Lorsqu’une entreprise est composée de plusieurs établissements, chacun d’entre eux doit tenir un registre unique du personnel si l’établissement est doté d’une autonomie juridique et d’un responsable ayant le pouvoir de recruter. À défaut, c’est au niveau de l’entité principale que le registre devra être tenu.
Le Registre doit être complété au moment de chaque nouvelle d’embauche ou départ de salarié, quel que soit le motif. En cas de changement de qualification d’un salarié déjà présent dans l’entreprise, l’employeur doit inscrire cette information dans le registre. Le registre peut être sous forme papier, ou sous format numérique.
Les mentions inscrites au registre du personnel doivent être conservées pendant 5 ans à compter du jour où le salarié quitte l’établissement. En cas de contrôle de l’administration, le défaut de présentation du Registre est puni d’une amende de 4e Classe et peut constituer un délit d’entrave susceptible de déboucher sur des sanctions pénales.
Juillet 2022
